組織マネジメント:時間管理のポイントは主業務と付随業務の洗い出し

1 業務の流れを細分化する

「この会社でソフトボールチームをつくって、試合するまでどういう工程があると思いますか?」
研修でよくこういう質問をします。

でてきます答えは、「メンバー集めて、練習して、対戦相手を決めて・・・・」というようなものです。
別にそれで間違っているというわけではありません。
ただ、「メンバーを集めて」といっても、何もしなくて勝手にメンバーが揃うことはありません。

「メンバーを揃える」ためには、「参加募集チラシをつくる」「掲示する」「「経験者をしらべる」「連絡する」「交渉する」etcのような作業が発生してきます。

これらの細かな業務にはすべて時間が貼りつきます。

私は「メンバーを集めて、練習して、対戦相手を決めて・・・」といった、業務の大きな流れを「主業務」その主業務に張り付く細かな業務を「付随業務」とよんでいます。

自分の出版社時代の経験からいって、スケジュールのつめが甘い人は例外なく、この付随業務のヨミが甘かったように思います。

2 ツールを使って付随業務を洗い出す。

 

付随業務を洗い出すときに、「マンダラ」という様式をつかって、洗い出してみると便利です。

  1.  まず、9つのマス目が9つあるフォームをエクセルかワードで作ってみます。
  2. 真ん中の9つのマス目にプロジェクト名を書きます。
  3. プロジェクト名の周りに主業務を順番に書き出していきます。
  4. 側面の9つのマス目の真ん中のマス目にそれぞれ主業務を書き入れます。

それぞれの主業務の周りに発生する付随業務を書き込んでいきます。マス目はすべて埋める必要はありません。主業務8工程、付随業務8種類の枠を作っておけば事足りると思います。

社内で1つのプロジェクトが発生し、どういう工程が必要か、どういう付随業務が発生するか、それぞれの付随業務にどれくらいの時間を見積もっておくべきか、プロジェクトの全体の日数・工程はどれくらいかなどを把握するのに便利な手法だと思います。

一度試してみてください。

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